書類管理のルール

８月もあとわずか、2016年の夏も終盤ですね。

それにしても台風の多い8月です。また大きな台風の予報がでていますね。

不要不急の外出はなるべく控えて、と言われますがなかなかそうはいかないものでしょうか。

でも、思いがけず家に居られるようであればじっくり書類の整理などいかがですか。





先日も収納サポートにお伺いしたO様、書類整理が課題の1日作業でした。

書類整理は衣類や収納庫などの整理と比べ、かなり地道な作業なので成果が小さく見えて達成感が低いかもしれません。

でも、溜め込んでいる方ほど、その後のすっきり感が高まります。

O様もダンボール箱に６～7箱ほどの書類の山を抱えていました。未開封の郵便物や領収書、参加したセミナーやチラシ・・・などなど。

その山は1日かけて、A4のFileBox 6個に分類できました。

大分類はこんな感じに。



「保険・年金・税金」

「医療関係」

「家の管理書類」

「取扱説明書」

「学び」

「すぐに処理」



この、「すぐに処理」の分類FileBoxはとても重要です。

理由があってすぐに処理できない書類や期日まで保管しなくてはならないものなどはここへ。

そしてここは絶対に滞留させないこと！

「毎週日曜日の朝はチェックする」とか、「毎晩、見直す」などその量によってルールを決めて、それを守ることが大切です。



書類管理のポイントを挙げておきますね。

◇溜め込まない

・・・郵便物はその場で処理

毎日のように家のポストには郵便物やチラシ、広告カタログなどが入ってきます。

それをその場で処理をしないことで、テーブルなどに平置きになり、スペースを浸食してしまう。。。

手にしたそのときに、処分できるものと必要なものに分けることを「習慣」にする必要があります。

そのためには併せて、開封する場所近くに開封しやすく、捨てやすいしくみを作っておくことも必要です。



◇持ち込まない

・・・チラシやパンフレットは極力もらわない

今はインターネットであらゆることが検索できます。

必要と思ったら、写真に撮って情報を保管したり、その場で検索したり、スケジュールにすぐに書き込んだりすることができるといいですね。

我が家の玄関を通るものには、たとえ紙1枚たりとも厳しい目で向き合う、ぐらいな気持ちでいる必要があります。笑！



◇平置きしない

・・・書類は積み上げないこと

なるべく書類は「立てておく」ことがポイントです。

積み上げるほど探しにくくなり、そのうち雪崩がおき・・・なんてお宅も拝見します。

引出にぎっちりと重ねて入っていたり、もしばしば見られますが、下にあるものは内容もほとんどわからないことに。

平置きは管理しにくくなります。



◇行先をつくる

・・・必要な書類を保管しておくシステム作り

FileBoxでクリアファイルなどに分類して保管するのか、ファイリングするのか、手間と頻度を考慮して自分に合ったシステムを構築することができると、そのあとが断然、楽になります。

保険や年金など、封書で送られてくるものは広告や説明が多く入っていて、結局必要な書類は1枚だけ、ということがほとんどです。そして、定期的に送られてくるものはファイリングシステムに従って差し替え、アップデートすれば書類が増えていくこともありません。



初めての就職先で事務職についたとき、オフィスのシステマチックなファイリングに感動しました。

見積→請求→発注書→納品

単純なこの書類の流れ、ペーパーレスになった今のオフィスでは無いのかもしれませんが、誰もがわかりやすく(←これ大事！)とても大切なしくみであったと思います。

家にも置換えられますね。効率のよい行先がしっかりとできていれば、滞留することはありません。



そして最後には分類したFileBoxを保管する場所が重要です。

O様のダイニング横には、ほとんど使っていないモノが溜まっているいい収納がありましたので、その中をほとんど処分してすぐに取り出しやすい位置に棚板を移動して書類管理のスペースに。

あってよかった～～と思う収納場所でした。

収納する場所がない場合には置家具などで補助する必要がありますが、新築やリノベーションの際には造作しておきたい場所ですね！！やはり、しっかりとした収納計画が必要なのです。



溜まってしまった書類整理は根気のいる作業です。O様、よく頑張りました！